6SIGMA优化资产采购系统项目计划书
一、 项目名称: 优化资产采购系统
二、 项目目的: 资产采购从金额上来讲,是行政后勤部第二大费用支出项目,需要加强管理;从客户满意度上来讲,采购业务的客户满意度一直处于较低的水平,有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平,提高客户满意度。
三、 项目目标(交付物):
1. 项目总结报告(附数据、项目各项指标评测)
2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告
3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告
4. 标准化的资产采购流程
5. 标准化的供应商管理体系(含选择及评估流程)
四、 项目范围(POS)
为了降低公司运营成本,提升资产采购业务的运作水平,自2001年9月17日~2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时,资金投入共计283000元(与节电项目一起,详细数据见第八条资源需求),项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例,采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下:
采购种类 | 项目指标 | 实施前 | 实施后 |
外部采购 | 采购周期 | 平均 | (平均) (最长) |
| 通用类 | 12.5天 | 7天 9天 |
| 通用类(家具) | 47.5 | 42天 44天 |
| 通用类(签合同) | 16天 | 10天 12天 |
| 通用类(签合同)(家具) | 51天 | 45天 47天 |
| 通用类(采购组) | 20天
| 15天 18天
|
| 通用类(采购组)(家具) | 55天 | 50天 53天 |
| 通用类(招投标) | 35天 | 28天 32天 |
| 通用类(招投标)(家具) | 70天 | 63天 67天 |
| 专用类(审批建帐周期) | 4.5天 | 2.5天 |
内部采购 |
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| 采购周期 |
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| 办公用机 | 9天 | 5天 7天 |
| C类内部领用(有现货) | 11天 | 5天 9天 |
| C类内部领用(订单生产)-----服务器 | 41天
| 35天 39天
|
| C类内部领用(订单生产)----- 其他 | 27天 | 20天 29天 |
外部采购 | 通用类资产(详见附件四) | 折扣率现状 | 折扣率目标 |
| 家电类 | 10. 8% | 13% |
| 照/摄相器材类 | 25.2% | 29% |
| 计算机外设类 | 7.5% | 11% |
| 办公设备类 | 32% | 35% |
| 专用类资产(详见附件五) | 折扣率现状 | 折扣率目标 |
| 网络设备 | 17% | 18% |
| 软件 | 54% | 60% |
| 外设 | 18% | 20% |
| 电力设备 | 14% | 20% |
| 生产设备 | 18% | 20% |
| 仪器仪表 | 17% | 20% |
| 通讯视频 | 8% | 15% |
五、 项目组成员及其职责
| 姓 名 | 职责 | |
倡导者(发起人) | 李淑明 | 1、项目预算及全体人员的管理; 2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围; 3、指导、培训项目leader; | |
项目管理者 | 北京厂制造技术发展处 |
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Team Leader | 彭代莲 江建兵 | 1、 对项目的最终结果负责; 2、 负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导; 3、 牵头制定项目计划并推动项目按计划实施; 4、 负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。 | |
核心成员 | 熊久红 赵萱 | 协调资源,将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来;将项目组成员表现列入绩效考核。 | |
刘靖 赵卉 | 负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集;供应商考评体系的确立、渠道梳理;组织与供应商的谈判和签约;可打包采购资产的梳理及数据提供;拟定招投标文件并组织招标;客户需求分析;找标杆;对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。 | ||
杜青 | 负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集;客户需求分析;优化通用类资产采购流程;建立采购流程中各岗位的作业标准;对采购周期指标负责。 | ||
赵雪峰 | 负责收货环节的控制及数据收集,一次到货合格率及返修率数据的提供。 | ||
李秀芳 | 负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据;审核内外部采购原始数据,优化建帐环节及信息化系统。 | ||
其他项目组成员 | 刘凤姣 | 负责报销环节的优化及数据收集。 | |
杨振营 赵英刚 潭丽华 陈霆 蒋克平 李秀云 冯凤英 张聪杰 陈晓真 郭欣 | 按规范填写原始数据收集表单,辅助自己的直接主管完成项目职责。 |
六、 项目推进计划
WBS DICTIONARY(见附件二)
项目甘特图(见附件六)
标注里程碑
资产采购项目里程碑
制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 负责人:杜青、刘靖、赵卉
里程碑 | 交付物 | 完成日期 | 责任人 |
最终成果100% | 1. 项目总结报告(附数据、项目各项指标评测) 2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告 3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告 4. 标准化的资产采购流程 5. 标准化的供应商管理体系(含选择及评估流程) 6. 渠道现状分析报告 | 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/25 2002/05/25
| 江建兵 杜青 刘靖 杜青/赵卉 刘靖 赵卉/刘靖 |
中期目标75% | 1. 采购周期新数据采集及分析报告 2. 修订后的资产采购流程,通过审批 3. 采购技能培训教材,实施培训 4. 采购周期指标分析报告(应达到平均周期再次缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天) 5. 采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表 6. 价格折扣等指标的分析报告(指标包括价格折扣、采购合格率,此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点) 7. 供应商季度评估报告
| 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01
2002/03/01 2002/03/01
2002/03/01
| 杜青 杜青 杜青 杜青
刘靖/赵卉 刘靖/赵卉
赵卉/刘靖 |
中期目标50% | 1. 对确立为谈判对象的供应商的考察报告 2. 与供应商签署的合作协议 3. 大金额采购招标的标书样本及招标报告 4. 建立优化后采购周期的新的数据采集体系 5. 对于新采购流程的宣贯培训教材,培训实施 6. 审批完的新流程,投入实施
| 2002/01/01 2002/01/01 2002/01/01 2001/12/01 2001/12/01 2001/12/01 | 赵卉/刘靖 赵卉/刘靖 赵卉/刘靖 杜青 杜青 杜青 |
中期目标25% | 1. 采购周期数据采集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等) 2. 采购流程优化的需求调研报告 3. 梳理完的流程(以对流程进行了优化,并向上报批) 4. 新流程下采购周期的分析报告(应达目标周期平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天) 5. 价格折扣率、采购合格率指标的收集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等) 6. 通用类价格折扣现状及改进目标报告 7. 专用类价格折扣现状及改进目标报告 8. 通过报批的《供应商管理规范》 9. 供应商原始数据分析报告(通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划) 10. 客户需求报告
| 2001/10/30
2001/10/30 2001/10/30 2001/10/30
2001/09/30
2001/09/30 2001/09/30 2001/10/30 2001/10/30
2001/10/30 | 杜青
杜青 杜青/赵卉 杜青
赵卉/刘靖
刘靖 赵卉 刘靖 赵卉/刘靖
赵卉/刘靖 |
七、 项目标志
第四项项目描述中的各项指标均达成,并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。
八、 项目资源需求及收益预测
资源需求:项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束,预计投入工时1816工时、
资金投入:
与节电项目一起共需资金:共计283000元
外部培训(咨询公司)20万元;
内部培训(二次培训及采购技能培训):3万元;
差旅费(2人6次):48000元
活动费(项目中期及终期,顺利完成项目计划和目标时使用):5000元
收益预测:
直接收益:价格折扣的提高节约了采购成本 -----2000万*3%=60万
从2001年5月份以后每年可节约-----22000万*3%=660万
间接收益:采购周期平均缩短了26%,审批环节的签字人次减少,可大大节约 采购的人工成本;采购合格率的提高也会有效降低人工成本;以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。
对部门持续改善的贡献:
1. 形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系
2. 摸索了6sigma项目管理的方法,积累一定的经验,可供其他业务处参考;
3. 培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队,为后续推动6sigma的应用起到促进作用;
九、 项目的柔性:时间(最小) 资源 (中) 范围(最大)
十、 项目风险管理计划
资产采购项目风险表
表1
风险号 | 严重度 | 发生的频度 | 可探测程度 | 总体威胁 |
1流程审批时间长 | H | H | H | H |
2原始数据不准确 | H | H | M | H |
3 核心成员流失 | H | M | L | H |
4相关部门协调失败 | H | M | H | M |
5成员渎职 | M | M | H | M |
表2
风险号 | 预防行动 | 应急行动 | 起动信号 | 起动人员 |
1 | 领导层在流程讨论的关键阶段介入 | 沟通,启动临时性操作办法 | 流程签批在计划时间内无结果 | 刘靖/杜青 |
2 | 加强数据采集过程的监控抽查力度 | 核对原始数据 | 抽查时发现5%数据不符 | 刘靖/赵卉/杜青 |
3 | 加强沟通、明确项目意义及对自身影响,准备后备人员 | 后备人员接手 | 核心成员流失 | 熊久红 |
4 | 获得上层领导支持 | 上层协调 | 项目组协调失败 | 江建兵 |
5 | 培训和教育,建立监督检查机制,准备后备人员 | 沟通,后备人员接手 | 未按计划完成阶段目标 | 江建兵 |
十一、 团队公约
1、 计划阶段
1.1 沟通形式:会议、邮件
1.2 参加人员:核心成员---熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰
1.3 完成时间:2001年9月17日
1.4 成果:经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。
2、 实施跟踪阶段
2.1 在计划完成时间内对进展进行交流,遇困难或新问题时随时沟通;
2.2 由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表,提交江建兵;
2.3 由江建兵汇总阶段成果,提交倡导者。
3、 对项目计划和目标的调整:
调整流程:如因特殊原因需对计划或目标进行调整,核心成员以数据为基础提出理由和建议,经项目组讨论,评估影响,达成一致后交项目管理者和倡导者批准,只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。
4、 项目文件管理
4.1 需要存档的文件:凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件,如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件;项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。
4.2 文件存档的方式:电子、纸质
5、 沟通机制
5.1 会议:
l 核心成员每周五上午9:30—10:30召开一次例会,进行项目进展回顾,并商讨解决存在的问题;必要时组织临时会议;
l 向倡导者汇报:两周一次,遇重要问题的决策时,组织临时会议;
l 会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责;
l 因故不能参会者,需征得项目LEADER的同意;
l 会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。
5.2电话/邮件:随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。
6、 项目组成员的绩效考核
6.1 比重:根据参与程度的不同,占个人绩效考核的一定比例(该比例应不低于个人季度工作计划中6sigma项目工作所占的比重);
6.2 依据:个人计划是否按时按标准完成;是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档;会议、活动是否按时参加,是否积极发表意见;遇问题时是否及时交流;是否学会使用6sigma工具及PROJECT软件。
6.3 方式:以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。
7、 团队成员承诺:
7.1 使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。
7.2 严格按计划推进,出现突发事件及时沟通汇报,收集准确数据。
8、 争议解决:在项目执行过程中,如果出现争议首先由TEAM LEADER与项目组核心成员进行协调评判,不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理。
十二、 项目计划确认和批准
项目成员对本项目计划的签字确认:
SPONSOR批准本项目计划:
附件:
附件三:采购周期现状过程图(家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图(研发成品类)、专用类资产采购过程图)
附件五:专用类价格折扣现状及目标数据